Contoh Surat Pernyataan Satu Grup Perusahaan yang Sah

Memahami contoh surat pernyataan satu grup perusahaan menjadi krusial bagi para pelaku bisnis yang beroperasi di bawah naungan holding atau grup besar. Dalam ekosistem bisnis modern, sebuah entitas sering kali tidak berdiri sendiri melainkan memiliki keterikatan dengan perusahaan lain, baik sebagai induk (holding) maupun anak perusahaan (subsidiary). Hubungan ini perlu dinyatakan secara formal melalui dokumen tertulis guna menghindari konflik kepentingan dan memenuhi persyaratan administratif tertentu, terutama saat mengikuti proses pengadaan barang dan jasa.

Surat pernyataan ini berfungsi sebagai bukti otentik yang menjelaskan bahwa beberapa entitas bisnis berada di bawah kendali manajemen atau kepemilikan yang sama. Tanpa dokumen yang jelas, sebuah grup perusahaan berisiko dianggap melakukan praktik persaingan usaha tidak sehat jika beberapa anak perusahaan mengikuti tender yang sama tanpa keterbukaan informasi. Oleh karena itu, penggunaan contoh surat pernyataan satu grup perusahaan yang standar dan profesional akan mempermudah departemen legal dalam menyusun berkas yang sah di mata hukum dan mitra bisnis.

Pentingnya Mengidentifikasi Afiliasi Melalui Surat Pernyataan

Dalam dunia hukum korporasi di Indonesia, hubungan afiliasi telah diatur dalam berbagai regulasi, termasuk Undang-Undang Perseroan Terbatas. Ketika beberapa perusahaan menyatakan diri sebagai satu grup, mereka mengakui adanya hubungan istimewa. Pengakuan ini sangat penting bagi pihak ketiga, seperti perbankan atau penyelenggara tender, untuk menilai risiko dan kapasitas finansial grup secara keseluruhan. Contoh surat pernyataan satu grup perusahaan biasanya diminta untuk memastikan tidak adanya monopoli atau pengaturan harga (collusion) dalam sebuah proyek.

Selain urusan tender, dokumen ini juga sering digunakan untuk keperluan pengurusan izin usaha terintegrasi (OSS), pengajuan kredit korporasi, hingga pelaporan pajak konsolidasi. Dengan adanya surat pernyataan yang ditandatangani oleh pejabat berwenang, biasanya Direktur Utama dari masing-masing entitas, transparansi bisnis tetap terjaga. Hal ini membangun kepercayaan (trust) di mata investor dan regulator bahwa operasional grup dilakukan secara profesional dan sesuai tata kelola perusahaan yang baik (Good Corporate Governance).

Komponen Utama dalam Dokumen Pernyataan Grup

Menyusun dokumen legal tidak boleh dilakukan sembarangan. Terdapat beberapa elemen substantif yang wajib ada agar surat tersebut memiliki kekuatan hukum yang kuat. Berikut adalah poin-poin yang harus tercantum dalam sebuah contoh surat pernyataan satu grup perusahaan:

• Kop Surat Resmi: Menggunakan kop surat dari perusahaan induk atau masing-masing perusahaan yang terlibat jika diminta secara kolektif.
• Identitas Penandatangan: Nama lengkap, jabatan, dan alamat dari pejabat yang mewakili perusahaan (biasanya Direktur Utama).
• Daftar Anggota Grup: Mencantumkan nama-nama PT atau CV yang termasuk dalam satu kendali grup.
• Pernyataan Hubungan Kepemilikan: Penjelasan mengenai persentase saham atau struktur kendali yang menghubungkan antar entitas.
• Tujuan Pernyataan: Menjelaskan untuk kepentingan apa surat tersebut dibuat (misalnya: Syarat Tender Proyek X).
• Tanda Tangan di Atas Materai: Memberikan keabsahan hukum sesuai dengan regulasi bea materai yang berlaku di Indonesia.

Contoh Surat Pernyataan Satu Grup Perusahaan untuk Keperluan Tender

Berikut adalah format teks yang bisa Anda adaptasi untuk kebutuhan internal perusahaan. Pastikan untuk menyesuaikan detail data dengan kondisi riil perusahaan Anda.

SURAT PERNYATAAN SATU GRUP PERUSAHAAN
Nomor: [Nomor Internal Perusahaan]

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Lengkap Direktur]
Jabatan: Direktur Utama
Perusahaan: PT [Nama Perusahaan Induk]

Dengan ini menyatakan dengan sebenarnya bahwa perusahaan-perusahaan yang tercantum di bawah ini:
1. PT [Nama Anak Perusahaan A]
2. PT [Nama Anak Perusahaan B]
3. PT [Nama Anak Perusahaan C]

Adalah benar merupakan bagian dari [Nama Grup Perusahaan] dan berada di bawah pengendalian manajemen serta kepemilikan yang sama. Pernyataan ini dibuat dengan penuh kesadaran untuk memenuhi persyaratan administrasi [Sebutkan Keperluan, misal: Tender Pengadaan Jasa IT].

Demikian pernyataan ini kami buat untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya. Apabila di kemudian hari ditemukan ketidakbenaran, kami bersedia menerima sanksi sesuai hukum yang berlaku.

[Kota, Tanggal]
PT [Nama Perusahaan Induk]

(Materai 10.000 & Tanda Tangan)

[Nama Terang Direktur]

Analisis Perbedaan Hubungan Induk dan Anak Perusahaan

Sering kali orang bingung membedakan antara afiliasi biasa dengan hubungan grup perusahaan. Dalam contoh surat pernyataan satu grup perusahaan, penekanannya adalah pada kendali tunggal. Tabel di bawah ini merangkum perbedaan karakteristik yang biasanya muncul dalam audit legalitas grup:

Memahami perbedaan di atas sangat membantu bagian legal saat menyusun isi contoh surat pernyataan satu grup perusahaan agar tidak terjadi salah tafsir oleh pihak eksternal. Kesalahan dalam mendefinisikan hubungan ini bisa berakibat pada diskualifikasi dalam proses tender atau penolakan kredit oleh bank.

Aspek Hukum dan Risiko Salah Pernyataan

Mengeluarkan surat pernyataan grup bukan sekadar formalitas kertas. Ada tanggung jawab hukum yang melekat di dalamnya. Berdasarkan prinsip piercing the corporate veil, dalam kondisi tertentu, tanggung jawab hukum bisa ditarik hingga ke tingkat grup jika terbukti terjadi penyalahgunaan identitas perusahaan untuk melakukan kecurangan. Oleh karena itu, contoh surat pernyataan satu grup perusahaan harus ditinjau oleh konsultan hukum untuk memastikan tidak ada klausa yang merugikan entitas induk di masa depan.

Risiko lain yang sering muncul adalah tuduhan persekongkolan tender (bid rigging). Jika dua perusahaan dalam satu grup mengikuti tender yang sama tanpa melaporkan status mereka melalui surat pernyataan ini, KPPU (Komisi Pengawas Persaingan Usaha) dapat menjatuhkan sanksi berat. Transparansi adalah kunci utama untuk menjaga reputasi grup di pasar nasional maupun internasional.

Langkah Terakhir yang Krusial dalam Pengarsipan

Setelah dokumen selesai dibuat dan ditandatangani, langkah selanjutnya adalah melakukan digitalisasi dan pengarsipan yang sistematis. Pastikan setiap salinan contoh surat pernyataan satu grup perusahaan disimpan dalam database legal perusahaan yang mudah diakses saat dibutuhkan sewaktu-waktu oleh auditor atau mitra bisnis baru. Penggunaan tanda tangan elektronik yang tersertifikasi juga mulai lazim digunakan untuk mempercepat proses birokrasi antar anak perusahaan yang berada di lokasi geografis berbeda.

Rekomendasi terbaik bagi manajemen adalah melakukan pembaruan (update) secara berkala terhadap daftar perusahaan dalam grup tersebut. Mengingat aksi korporasi seperti akuisisi, merger, atau divestasi dapat terjadi kapan saja, surat pernyataan yang kedaluwarsa hanya akan menghambat proses administrasi. Selalu pastikan bahwa contoh surat pernyataan satu grup perusahaan yang Anda gunakan adalah versi terbaru yang mencerminkan struktur kepemilikan terkini untuk menjamin validitas dan kepatuhan hukum yang maksimal.