Surat Kuasa Pengambilan Ijazah Asli di Perusahaan yang Sah

Mengambil ijazah yang ditahan oleh pihak manajemen seringkali menjadi prosedur administratif yang cukup menyita waktu bagi mantan karyawan. Ijazah asli merupakan aset berharga yang mencerminkan kualifikasi akademik seseorang, namun dalam dunia profesional di Indonesia, praktik penahanan dokumen ini masih jamak ditemukan sebagai bagian dari kesepakatan kontrak kerja atau ikatan dinas. Masalah muncul ketika pemilik sah ijazah tidak dapat hadir secara fisik ke kantor perusahaan karena alasan kesehatan, domisili yang jauh, atau kesibukan di tempat kerja baru. Dalam situasi inilah, contoh surat kuasa pengambilan ijazah asli di perusahaan menjadi instrumen hukum yang sangat krusial untuk melimpahkan wewenang kepada pihak ketiga yang dipercaya.

Penting untuk dipahami bahwa proses penyerahan dokumen berharga seperti ijazah tidak bisa dilakukan sembarangan oleh departemen Human Resources (HR). Perusahaan memerlukan dasar hukum yang kuat untuk melepaskan dokumen tersebut kepada orang lain selain pemiliknya. Tanpa adanya surat kuasa yang valid dan bermaterai, pihak perusahaan berhak menolak permintaan pengambilan dokumen demi menghindari risiko tuntutan hukum atau kehilangan dokumen di masa depan. Oleh karena itu, menyusun surat kuasa dengan format yang benar dan memenuhi kaidah hukum administrasi adalah langkah pertama yang wajib Anda lakukan agar proses transisi karier Anda tidak terhambat oleh urusan birokrasi ijazah.

Aspek Legalitas Penahanan Ijazah oleh Perusahaan

Sebelum membahas teknis pembuatan surat kuasa, Anda perlu mengetahui landasan hukum mengenai praktik penahanan ijazah. Secara eksplisit, Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 memang tidak mengatur secara rinci mengenai larangan penahanan ijazah. Namun, hal ini biasanya dituangkan dalam Perjanjian Kerja (PK) atau Peraturan Perusahaan (PP) yang disepakati di awal masa kerja. Penahanan ijazah berfungsi sebagai jaminan agar karyawan tidak mengundurkan diri secara sepihak sebelum masa kontrak berakhir atau untuk memastikan karyawan menyelesaikan tanggung jawab administratifnya.

Meskipun diperbolehkan secara kontraktual, ijazah adalah hak milik pribadi karyawan yang dilindungi oleh konstitusi. Jika masa kontrak telah berakhir dan semua kewajiban (seperti denda pinalti atau pengembalian aset) telah dipenuhi, maka perusahaan wajib mengembalikan ijazah tersebut. Jika perusahaan menolak tanpa alasan yang sah, tindakan tersebut dapat dikategorikan sebagai penggelapan aset atau perbuatan melawan hukum. Penggunaan surat kuasa dalam konteks ini adalah cara formal untuk menjembatani komunikasi antara mantan karyawan dan perusahaan secara profesional.

Syarat Dokumen Pendukung Selain Surat Kuasa

Surat kuasa saja seringkali tidak cukup. Pihak HR biasanya akan meminta dokumen tambahan untuk memverifikasi identitas kedua belah pihak. Berikut adalah daftar dokumen yang umumnya harus disiapkan oleh penerima kuasa saat mendatangi kantor perusahaan:

Komponen Utama dalam Surat Kuasa Pengambilan Ijazah

Dalam menyusun contoh surat kuasa pengambilan ijazah asli di perusahaan, ada beberapa elemen fatal yang tidak boleh terlewatkan. Jika salah satu komponen ini tidak ada, kemungkinan besar surat kuasa Anda akan ditolak oleh legal perusahaan karena dianggap cacat hukum. Berikut adalah bagian-bagian penting tersebut:

• Judul Surat: Harus jelas tertulis "SURAT KUASA".
• Identitas Pemberi Kuasa: Meliputi Nama Lengkap, NIK, Alamat, dan Jabatan Terakhir di perusahaan tersebut.
• Identitas Penerima Kuasa: Meliputi Nama Lengkap, NIK, dan Hubungan dengan pemberi kuasa (misal: Saudara Kandung, Rekan, atau Orang Tua).
• Detail Dokumen yang Diambil: Sebutkan secara spesifik, misalnya "Ijazah Asli S1 Teknik Informatika Universitas Indonesia atas nama...".
• Tujuan Pemberian Kuasa: Jelaskan bahwa wewenang diberikan khusus untuk mengambil ijazah dan menandatangani berita acara serah terima.
• Tempat dan Tanggal: Lokasi pembuatan surat kuasa.
• Tanda Tangan dan Materai: Tanda tangan pemberi kuasa wajib mengenai materai untuk memberikan kekuatan hukum.

"Surat kuasa yang baik adalah yang memberikan batasan wewenang secara spesifik. Jangan memberikan kuasa mutlak, tetapi berikan kuasa terbatas hanya untuk kepentingan administratif tertentu agar tidak disalahgunakan."

Struktur dan Contoh Surat Kuasa Pengambilan Ijazah Asli di Perusahaan

Berikut adalah template atau format yang bisa Anda salin dan sesuaikan dengan kebutuhan data diri Anda. Pastikan data yang dimasukkan akurat sesuai dengan Kartu Tanda Penduduk (KTP) dan catatan kepegawaian Anda.

Template Surat Kuasa Formal

SURAT KUASA

Yang bertanda tangan di bawah ini:
Nama: [Nama Lengkap Anda]
NIK: [Nomor Induk Kependudukan]
Alamat: [Alamat Lengkap Sesuai KTP]
Jabatan Terakhir: [Sebutkan Posisi Terakhir di Perusahaan]

Selanjutnya disebut sebagai PEMBERI KUASA.

Dengan ini memberikan kuasa sepenuhnya kepada:
Nama: [Nama Lengkap Penerima Kuasa]
NIK: [Nomor Induk Kependudukan Penerima Kuasa]
Alamat: [Alamat Lengkap Penerima Kuasa]

Selanjutnya disebut sebagai PENERIMA KUASA.

KHUSUS

Untuk mengambil Ijazah Asli [Sebutkan Jenjang Pendidikan, Misal: S1 Akuntansi] beserta dokumen pendukung lainnya (SKHUN/Transkrip Nilai) milik Pemberi Kuasa yang disimpan di PT [Nama Perusahaan Anda] dikarenakan Pemberi Kuasa berhalangan hadir secara langsung.

Penerima Kuasa diberikan wewenang untuk menandatangani Berita Acara Serah Terima (BAST) dokumen dan dokumen lain yang diperlukan sehubungan dengan pengambilan ijazah tersebut. Segala akibat hukum yang timbul dari pemberian kuasa ini menjadi tanggung jawab penuh Pemberi Kuasa.

Demikian surat kuasa ini dibuat dengan sebenarnya untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

[Kota], [Tanggal Pembuatan]

Penerima Kuasa,          Pemberi Kuasa,


(Materai 10.000)

(Nama Terang)           (Nama Terang)

Prosedur Pengambilan Ijazah Melalui Perwakilan

Setelah Anda memiliki contoh surat kuasa pengambilan ijazah asli di perusahaan yang sudah ditandatangani, langkah berikutnya adalah mengikuti prosedur operasional standar (SOP) dari perusahaan. Setiap kantor memiliki kebijakan yang sedikit berbeda, namun secara umum polanya tetap sama.

Pertama, lakukan koordinasi dengan bagian HR atau Personalia minimal 3 hari sebelum kedatangan. Hal ini penting karena ijazah biasanya disimpan di brankas kantor pusat atau gudang arsip yang aksesnya terbatas. Memberikan notifikasi lebih awal memungkinkan staf HR untuk menyiapkan dokumen tersebut sehingga penerima kuasa tidak perlu menunggu terlalu lama.

Kedua, pastikan seluruh kewajiban administratif sudah selesai (clearance). Perusahaan tidak akan memberikan ijazah jika karyawan masih memiliki sangkutan, seperti belum mengembalikan laptop kantor, masih memiliki pinjaman karyawan, atau belum menyerahkan laporan serah terima pekerjaan (handover). Pastikan Anda sudah mendapatkan email konfirmasi bahwa proses exit clearance Anda sudah 100% tuntas.

Tips Agar Pengambilan Ijazah Berjalan Lancar

Agar tidak terjadi penolakan saat hari pengambilan, perhatikan beberapa tips praktis berikut ini:

1. Verifikasi Data: Pastikan NIK yang tertulis di surat kuasa sama persis dengan yang ada di KTP fisik yang dibawa.
2. Pilih Orang yang Tepat: Sebaiknya pilih penerima kuasa yang memiliki hubungan keluarga atau orang yang dikenal baik oleh pihak perusahaan agar proses verifikasi lebih mudah secara psikologis.
3. Bawa Dokumen Tambahan: Sertakan fotokopi Perjanjian Kerja awal jika ada pasal yang menyebutkan tentang pengambilan ijazah.
4. Hubungi HR Terlebih Dahulu: Jangan datang secara mendadak (walk-in) karena orang yang berwenang memegang kunci brankas dokumen mungkin sedang tidak ada di tempat.

Memastikan Ijazah Kembali ke Tangan Anda dengan Aman

Ijazah adalah dokumen yang hanya diterbitkan sekali seumur hidup oleh institusi pendidikan. Mengingat betapa krusialnya dokumen ini untuk jenjang karier di masa depan, penggunaan surat kuasa harus dilakukan dengan tingkat kehati-hatian yang tinggi. Pastikan penerima kuasa adalah sosok yang amanah dan memahami nilai dari dokumen yang mereka bawa. Setelah ijazah berhasil diambil, mintalah penerima kuasa untuk segera memindai (scan) dokumen tersebut dalam format PDF sebagai cadangan digital sebelum dikirimkan kepada Anda melalui jasa ekspedisi berasuransi.

Sebagai rekomendasi akhir, jika Anda merasa perusahaan sengaja mempersulit pengembalian ijazah meskipun semua kewajiban telah dipenuhi, Anda berhak melakukan mediasi melalui Dinas Ketenagakerjaan (Disnaker) setempat. Namun, dalam banyak kasus, komunikasi yang baik melalui surat kuasa yang formal dan sopan sudah cukup untuk menyelesaikan urusan ini secara profesional. Dengan mengikuti panduan dan menggunakan contoh surat kuasa pengambilan ijazah asli di perusahaan di atas, Anda telah meminimalkan risiko administratif dan memastikan hak Anda sebagai pekerja terlindungi sepenuhnya.