Contoh Buku Besar Perusahaan Dagang Lengkap dengan Cara Buat

Memahami contoh buku besar perusahaan dagang merupakan langkah krusial bagi setiap pemilik bisnis maupun akuntan untuk memastikan validitas data keuangan. Dalam ekosistem perusahaan dagang, transaksi tidak hanya seputar jasa, melainkan melibatkan pergerakan inventaris, retur pembelian, hingga potongan penjualan yang kompleks. Buku besar bertindak sebagai muara dari seluruh catatan jurnal sebelum nantinya diringkas ke dalam neraca saldo.

Tanpa pengorganisasian yang baik dalam buku besar, perusahaan akan kesulitan melacak saldo akun secara real-time. Hal ini seringkali berakibat pada kesalahan pengambilan keputusan strategis, seperti kelebihan stok atau piutang tak tertagih yang membengkak. Oleh karena itu, artikel ini akan mengupas tuntas mengenai format, jenis, hingga contoh konkret buku besar yang umum digunakan dalam operasional dagang sehari-hari.

Apa Itu Buku Besar Perusahaan Dagang?

Secara teknis, buku besar adalah kumpulan akun yang digunakan untuk meringkas transaksi yang telah dicatat dalam jurnal umum atau jurnal khusus. Namun, pada perusahaan dagang, buku besar memiliki spesifikasi tersendiri karena adanya akun-akun khusus seperti Persediaan Barang Dagang, Harga Pokok Penjualan (HPP), dan Penjualan.

Proses memindahkan catatan dari jurnal ke buku besar dikenal dengan istilah posting. Dalam perusahaan dagang, frekuensi transaksi biasanya jauh lebih tinggi dibandingkan perusahaan jasa, sehingga akurasi dalam pemindahan angka sangat dipertaruhkan untuk menjaga keseimbangan antara debit dan kredit.

"Buku besar bukan sekadar catatan angka, melainkan cerminan kesehatan finansial yang menunjukkan posisi saldo setiap aset, kewajiban, dan modal pada satu titik waktu tertentu."

Jenis-Jenis Buku Besar dalam Perusahaan Dagang

Dalam praktiknya, perusahaan dagang tidak hanya menggunakan satu jenis buku besar. Untuk memudahkan pengawasan terhadap entitas luar (seperti pemasok dan pelanggan), digunakanlah sistem buku besar pembantu. Berikut adalah rinciannya:

• Buku Besar Umum (General Ledger): Berisi ringkasan seluruh akun yang muncul dalam laporan keuangan, mulai dari kas, piutang, hingga modal.
• Buku Besar Pembantu Piutang (Accounts Receivable Subsidiary Ledger): Mencatat rincian saldo setiap pelanggan secara individual. Ini memudahkan bagian penagihan untuk mengetahui siapa saja yang belum melunasi utangnya.
• Buku Besar Pembantu Utang (Accounts Payable Subsidiary Ledger): Digunakan untuk mencatat rincian utang kepada masing-masing pemasok atau vendor.

Format Umum Buku Besar yang Sering Digunakan

Terdapat beberapa bentuk format yang bisa dipilih sesuai dengan kebutuhan dan volume transaksi perusahaan. Format yang paling populer adalah Bentuk Skontro (T-account yang dimodifikasi) dan Bentuk Saldo Rangkap (4 Kolom). Perusahaan dagang skala menengah biasanya menggunakan format 4 kolom karena memberikan informasi saldo berjalan setiap kali terjadi transaksi.

Format 4 Kolom (Saldo Rangkap)

Format ini dianggap yang paling informatif. Terdiri dari kolom tanggal, keterangan, referensi (Ref), debit, kredit, dan kolom saldo yang terbagi menjadi debit dan kredit. Keunggulannya, Anda bisa melihat sisa saldo akun kapan saja tanpa harus melakukan penghitungan ulang dari awal bulan.

Langkah-Langkah Posting ke Buku Besar

Proses posting tidak boleh dilakukan sembarangan. Dibutuhkan ketelitian agar tidak ada angka yang terlewat. Berikut adalah langkah-langkah standarnya:

1. Identifikasi Jurnal: Pastikan semua transaksi pada periode tersebut sudah tercatat di jurnal umum atau jurnal khusus (Jurnal Penjualan, Pembelian, Penerimaan Kas, dan Pengeluaran Kas).
2. Siapkan Akun Buku Besar: Buatlah lembar kerja untuk setiap akun yang ada di daftar akun (Chart of Accounts).
3. Pindahkan Tanggal: Masukkan tanggal transaksi sesuai dengan yang tertera di jurnal.
4. Pindahkan Angka: Masukkan nilai debit ke kolom debit buku besar, dan nilai kredit ke kolom kredit.
5. Tentukan Saldo: Hitung saldo akhir dengan menambahkan atau mengurangi saldo sebelumnya dengan transaksi yang baru saja dimasukkan.
6. Isi Kolom Ref: Di buku besar, tuliskan halaman jurnal sumber transaksi. Sebaliknya, di jurnal, tuliskan nomor kode akun untuk menandakan transaksi tersebut sudah diposting.

Contoh Buku Besar Perusahaan Dagang (Studi Kasus)

Misalkan PT Maju Niaga memiliki transaksi pada akun Kas selama bulan Januari 2024. Berikut adalah simulasi sederhana bagaimana posting tersebut dilakukan ke dalam buku besar bentuk 4 kolom.

Dari tabel di atas, kita dapat melihat secara transparan bagaimana posisi kas PT Maju Niaga berubah dari saldo awal Rp50.000.000 menjadi Rp68.000.000 di akhir periode setelah melalui berbagai transaksi operasional.

Pentingnya Buku Besar Pembantu dalam Perusahaan Dagang

Seringkali, manajemen bertanya, "Kepada siapa saja kita berutang?" atau "Pelanggan mana yang paling banyak menunggak?". Pertanyaan ini tidak bisa dijawab hanya dengan melihat Buku Besar Umum Akun Piutang atau Utang karena di sana hanya tertera total nominal secara keseluruhan.

Di sinilah peran Buku Besar Pembantu menjadi vital. Dengan buku pembantu, setiap vendor dan pelanggan memiliki kartu piutang/utang tersendiri. Ini sangat berguna untuk rekonsiliasi data dan meminimalisir perselisihan tagihan di kemudian hari.

Kesalahan Umum Saat Membuat Buku Besar

Meskipun terlihat sederhana, proses manual seringkali mengundang kesalahan. Beberapa kesalahan yang sering terjadi antara lain:

• Kesalahan Posting (Error of Posting): Angka diposting ke akun yang salah, misalnya transaksi kas masuk malah dimasukkan ke akun piutang.
• Kesalahan Transposisi: Angka tertukar posisinya, misalnya Rp560.000 ditulis menjadi Rp650.000.
• Double Posting: Satu transaksi dari jurnal diposting dua kali ke buku besar.
• Omission: Transaksi di jurnal terlewat dan tidak diposting sama sekali.

Untuk menghindari hal ini, penggunaan software akuntansi sangat disarankan bagi perusahaan dagang dengan volume transaksi tinggi. Software akan secara otomatis melakukan posting ke buku besar dan buku pembantu sesaat setelah jurnal diinput, sehingga risiko human error dapat ditekan hingga titik terendah.

Kesimpulan

Penyusunan contoh buku besar perusahaan dagang yang akurat adalah tulang punggung dari pelaporan keuangan yang kredibel. Dengan membedakan antara buku besar umum dan pembantu, serta disiplin dalam melakukan posting, perusahaan dapat memantau arus kas, utang, dan piutang dengan lebih efektif. Pastikan Anda memilih format yang sesuai dengan kebutuhan operasional bisnis Anda, baik itu manual menggunakan spreadsheet atau beralih ke sistem otomatisasi akuntansi modern.