Contoh Surat Pelepasan Hak Kendaraan Perusahaan dan Cara Mengurusnya

Mengurus proses administrasi kendaraan yang sebelumnya dimiliki oleh badan hukum atau PT seringkali dianggap lebih rumit dibandingkan dengan kendaraan pribadi. Salah satu dokumen paling krusial yang harus disiapkan adalah contoh surat pelepasan hak kendaraan perusahaan. Tanpa dokumen ini, pihak pembeli atau penerima aset tidak akan bisa melakukan proses balik nama (BBN-KB) di kantor Samsat. Hal ini dikarenakan status kepemilikan awal berada di bawah nama entitas bisnis, sehingga diperlukan pernyataan resmi bahwa perusahaan telah melepaskan hak kepemilikannya secara sah kepada pihak lain.

Surat Pelepasan Hak (SPH) berfungsi sebagai jembatan legalitas yang membuktikan bahwa kendaraan tersebut bukan lagi merupakan aset aktif perusahaan. Dalam praktik audit keuangan, dokumen ini juga sangat penting sebagai bukti pelepasan aset (divestasi) agar perusahaan tidak lagi terbebani oleh pajak kendaraan bermotor (PKB) yang bersifat progresif atau kewajiban lainnya. Memahami struktur dan isi dari contoh surat pelepasan hak kendaraan perusahaan akan membantu Anda menghindari penolakan berkas oleh petugas kepolisian saat melakukan pendaftaran kendaraan bermotor di kemudian hari.

Mengapa Surat Pelepasan Hak Sangat Penting untuk Legalitas?

Secara hukum, aset yang terdaftar atas nama perusahaan memerlukan prosedur khusus untuk dipindahtangankan. Berbeda dengan transaksi antar individu yang cukup melampirkan kuitansi jual beli bermaterai, transaksi kendaraan perusahaan wajib disertai SPH. Dokumen ini menjadi bukti bahwa direksi atau pejabat yang berwenang telah memberikan persetujuan untuk menjual atau menghibahkan kendaraan tersebut. Keberadaan contoh surat pelepasan hak kendaraan perusahaan yang valid melindungi pembeli dari potensi masalah hukum di masa depan, seperti sengketa aset atau tuduhan penggelapan barang milik perusahaan.

Selain masalah legalitas kepemilikan, SPH juga berkaitan erat dengan sistem perpajakan. Perusahaan yang menjual kendaraannya wajib melaporkan pelepasan tersebut agar tagihan pajak tidak lagi muncul di laporan keuangan mereka. Bagi pembeli, dokumen ini adalah syarat mutlak untuk mendapatkan BPKB dan STNK baru atas nama pribadi. Tanpa adanya surat ini, pihak Samsat dipastikan akan menolak permohonan balik nama Anda, meskipun Anda memiliki kuitansi pembelian yang asli dan lengkap.

Struktur Utama dalam Surat Pelepasan Hak Kendaraan

Dalam menyusun atau memeriksa contoh surat pelepasan hak kendaraan perusahaan, terdapat beberapa elemen wajib yang tidak boleh terlewatkan. Berikut adalah komponen penting yang harus ada di dalam dokumen tersebut:

• Kop Surat Perusahaan: Wajib menggunakan kertas resmi perusahaan yang mencantumkan nama, alamat, dan nomor kontak yang bisa dihubungi.
• Nomor Surat: Setiap dokumen keluar perusahaan harus memiliki nomor urut surat sebagai bagian dari administrasi internal.
• Identitas Pemberi Hak: Mencantumkan nama pejabat perusahaan yang berwenang (biasanya Direktur) beserta jabatan dan alamat perusahaan.
• Identitas Penerima Hak: Nama lengkap pembeli atau penerima kendaraan sesuai dengan KTP.
• Detail Kendaraan: Meliputi merk, tipe, tahun pembuatan, warna, nomor polisi, nomor rangka (VIN), dan nomor mesin.
• Pernyataan Pelepasan: Kalimat eksplisit yang menyatakan bahwa perusahaan melepaskan hak kepemilikan atas kendaraan tersebut.
• Tanda Tangan dan Stempel: Wajib ditandatangani oleh pejabat berwenang di atas materai Rp10.000 dan dibubuhi stempel resmi perusahaan.

Contoh Surat Pelepasan Hak Kendaraan Perusahaan yang Benar

Berikut adalah format teks yang bisa dijadikan referensi saat Anda ingin membuat dokumen pelepasan hak. Pastikan data yang dimasukkan sesuai dengan apa yang tertera di BPKB dan STNK kendaraan tersebut.

SURAT PELEPASAN HAK KENDARAAN
Nomor: 123/SPH-ADM/XI/2023

Yang bertanda tangan di bawah ini, mewakili PT. JAYA MAJU SEJAHTERA, berkedudukan di Jakarta, dalam hal ini diwakili oleh:
Nama: Budi Santoso
Jabatan: Direktur Utama

Dengan ini menyatakan melepaskan hak kepemilikan atas 1 (satu) unit kendaraan bermotor kepada:
Nama: Ahmad Subarjo
Alamat: Jl. Melati No. 45, Bandung

Adapun spesifikasi kendaraan tersebut adalah sebagai berikut:
Merk/Tipe: Toyota Avanza Veloz
Tahun: 2021
No. Polisi: B 1234 ABC
No. Rangka: MHF1234567890
No. Mesin: 2NR-1234567
Warna: Hitam Metalik

Demikian surat pelepasan hak ini dibuat agar dapat dipergunakan sebagaimana mestinya untuk proses balik nama dan administrasi lainnya.

Syarat Dokumen Pendukung Selain Surat Pelepasan Hak

Memiliki contoh surat pelepasan hak kendaraan perusahaan saja tidaklah cukup. Saat Anda mendatangi Samsat untuk mengurus balik nama, ada serangkaian dokumen pendukung yang harus dibawa dalam bentuk asli dan fotokopi. Persyaratan ini sedikit berbeda dengan proses balik nama antar individu karena melibatkan status hukum badan usaha.

Perlu diingat bahwa beberapa kantor Samsat di wilayah tertentu mungkin meminta dokumen tambahan seperti fotokopi Akta Pendirian Perusahaan atau surat kuasa jika pengurusan diwakilkan. Oleh karena itu, sangat disarankan untuk melakukan konfirmasi terlebih dahulu kepada petugas informasi di Samsat setempat agar proses tidak terhambat.

Prosedur Tahapan Balik Nama di Kantor Samsat

Setelah semua dokumen termasuk contoh surat pelepasan hak kendaraan perusahaan siap, Anda bisa mengikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Cek Fisik Kendaraan: Datangi area cek fisik untuk melakukan gesek nomor rangka dan mesin. Petugas akan memberikan formulir hasil cek fisik.
2. Pendaftaran di Loket Balik Nama: Serahkan semua berkas ke loket pendaftaran. Petugas akan melakukan verifikasi data antara SPH, kuitansi, dan identitas pembeli.
3. Pembayaran PKB dan BBN-KB: Setelah berkas dinyatakan lengkap, Anda akan diminta membayar pajak kendaraan bermotor serta biaya balik nama di loket pembayaran/kasir.
4. Pengambilan STNK Baru: Tunggu proses pencetakan STNK baru atas nama Anda. Biasanya memakan waktu beberapa jam hingga satu hari kerja.
5. Proses BPKB Baru: Setelah STNK selesai, Anda harus menuju ke Ditlantas Polda setempat (sesuai wilayah) untuk mendaftarkan perubahan nama di buku BPKB. Proses ini biasanya memakan waktu beberapa minggu.

Memastikan Keamanan Transaksi Aset Perusahaan

Membeli kendaraan eks-perusahaan memang seringkali menguntungkan karena biasanya memiliki riwayat perawatan yang teratur di bengkel resmi. Namun, ketelitian dalam memeriksa contoh surat pelepasan hak kendaraan perusahaan adalah kunci keamanan investasi Anda. Pastikan nama perusahaan yang tertera di SPH sama persis dengan yang ada di BPKB. Jika terdapat perbedaan, misalnya karena perusahaan telah berganti nama atau melakukan merger, pastikan ada dokumen tambahan yang menjelaskan kronologi perubahan nama tersebut.

Vonis akhirnya, jangan pernah menyepelekan keberadaan Surat Pelepasan Hak. Banyak kasus di mana pembeli kesulitan melakukan perpanjangan pajak tahunan atau balik nama karena perusahaan penjual sudah pailit atau tutup sebelum menyerahkan SPH. Oleh karena itu, pastikan SPH diserahkan bersamaan dengan serah terima unit kendaraan dan dokumen asli lainnya. Langkah ini bukan hanya soal administratif, tetapi merupakan bentuk perlindungan hukum tertinggi bagi Anda sebagai pemilik baru agar terhindar dari potensi masalah di kemudian hari terkait contoh surat pelepasan hak kendaraan perusahaan.