Contoh Surat PHK karena Perusahaan Tutup yang Sah Secara Hukum

Menghadapi situasi di mana sebuah entitas bisnis harus berhenti beroperasi adalah momen yang berat bagi pemilik usaha maupun karyawan. Dalam dinamika ekonomi yang fluktuatif, keputusan untuk menutup perusahaan sering kali menjadi jalan terakhir demi menghindari kerugian yang lebih besar. Namun, proses ini tidak boleh dilakukan secara sembarangan karena terikat oleh regulasi ketenagakerjaan yang ketat di Indonesia. Salah satu dokumen paling krusial dalam proses ini adalah contoh surat PHK karena perusahaan tutup yang harus disusun secara formal, transparan, dan memiliki landasan hukum yang kuat agar tidak menimbulkan sengketa di kemudian hari.

Surat Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) bukan sekadar pemberitahuan formalitas, melainkan bukti otentik bahwa perusahaan telah menjalankan kewajiban administratifnya. Berdasarkan regulasi terbaru yang tercantum dalam Peraturan Pemerintah Nomor 35 Tahun 2021 sebagai turunan dari UU Cipta Kerja, perusahaan yang tutup karena keadaan memaksa (force majeure) atau kerugian terus-menerus memiliki skema kompensasi yang berbeda. Oleh karena itu, memahami struktur dan isi surat tersebut sangat penting bagi pihak manajemen untuk memastikan transisi berjalan kondusif tanpa melanggar hak-hak dasar pekerja yang telah berkontribusi selama ini.

Landasan Hukum PHK Akibat Penutupan Perusahaan

Sebelum melihat bagaimana contoh surat PHK karena perusahaan tutup dibuat, kita harus memahami dasar hukumnya terlebih dahulu. Dalam Pasal 154A Undang-Undang Nomor 6 Tahun 2023 tentang Cipta Kerja, disebutkan bahwa salah satu alasan sah dilakukannya pemutusan hubungan kerja adalah perusahaan tutup. Penutupan ini bisa disebabkan oleh kerugian terus-menerus selama dua tahun, keadaan memaksa (force majeure), atau karena efisiensi tanpa adanya kerugian.

Perusahaan memiliki kewajiban untuk memberitahukan maksud PHK kepada pekerja minimal 14 hari kerja sebelum tanggal efektif PHK. Jika pekerja tidak menyatakan keberatan dalam waktu 7 hari setelah menerima surat tersebut, maka hubungan kerja dianggap berakhir secara sah. Namun, jika terjadi penolakan, proses penyelesaian perselisihan hubungan industrial harus ditempuh melalui mediasi atau pengadilan. Penting bagi HRD untuk mencantumkan rujukan pasal-pasal ini di dalam surat agar karyawan menyadari bahwa keputusan tersebut diambil atas dasar hukum yang berlaku di Indonesia.

Perbedaan Force Majeure dan Efisiensi

Dalam menyusun surat PHK, manajemen harus jujur mengenai alasan penutupan. Force majeure merujuk pada kejadian di luar kendali manusia seperti bencana alam, perang, atau regulasi mendadak yang membuat bisnis mustahil berjalan. Sementara itu, penutupan karena efisiensi atau kerugian finansial memerlukan bukti laporan keuangan yang diaudit sebagai dasar kuat untuk menentukan besaran pesangon yang akan diterima oleh karyawan nantinya.

Komponen Penting dalam Surat Pemberitahuan PHK

Sebuah surat PHK yang profesional harus mencakup beberapa elemen kunci untuk menjaga integritas perusahaan. Pastikan informasi berikut ada di dalam dokumen Anda:

• Identitas Perusahaan: Nama perusahaan, alamat, dan logo resmi pada kop surat.
• Identitas Karyawan: Nama lengkap, NIK karyawan, dan jabatan terakhir.
• Alasan PHK: Penjelasan eksplisit bahwa perusahaan berhenti beroperasi secara permanen.
• Tanggal Efektif: Kapan hari terakhir karyawan bekerja dan kapan hubungan kerja resmi berakhir.
• Rincian Kompensasi: Meskipun rincian detail bisa dilampirkan terpisah, penyebutan adanya uang pesangon, UPMK, dan UPH sangat disarankan.
• Tanda Tangan: Pejabat berwenang (Direktur atau Head of HR) dan kolom tanda tangan penerimaan oleh karyawan.

Contoh Surat PHK karena Perusahaan Tutup (Template)

Berikut adalah draf yang bisa dijadikan referensi oleh departemen legal atau HRD saat menyusun dokumen pemutusan hubungan kerja akibat penghentian operasional bisnis:

SURAT PEMBERITAHUAN PEMUTUSAN HUBUNGAN KERJA
Nomor: [Nomor Surat/HRD/Bulan/Tahun]

Kepada Yth,
Saudara/i [Nama Karyawan]
Jabatan: [Nama Jabatan]
Di Tempat

Dengan hormat,
Melalui surat ini, manajemen PT [Nama Perusahaan] bermaksud menyampaikan informasi yang sangat berat bagi kami semua. Sehubungan dengan kondisi finansial perusahaan yang mengalami kerugian terus-menerus selama 2 (dua) tahun terakhir [atau alasan force majeure], maka jajaran direksi telah memutuskan untuk menutup seluruh kegiatan operasional perusahaan terhitung sejak tanggal [Tanggal Penutupan].

Berdasarkan keputusan tersebut, kami dengan berat hati menginformasikan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) terhadap Saudara/i yang akan efektif mulai tanggal [Tanggal Efektif PHK]. Keputusan ini diambil sesuai dengan ketentuan UU No. 6 Tahun 2023 dan PP No. 35 Tahun 2021.

Perusahaan berkomitmen untuk memenuhi seluruh hak-hak Saudara/i yang meliputi Uang Pesangon, Uang Penghargaan Masa Kerja, dan Uang Penggantian Hak sesuai dengan masa kerja masing-masing yang akan dibayarkan pada tanggal [Tanggal Pembayaran].

Kami mengucapkan terima kasih yang sebesar-besarnya atas dedikasi dan kontribusi yang telah Saudara/i berikan selama ini. Kami berharap Saudara/i mendapatkan kesuksesan di tempat kerja yang baru.

Hormat kami,

(Tanda Tangan & Stempel)
[Nama Pejabat]
Direktur Utama/HR Manager

Hak Pesangon dan Uang Penghargaan Masa Kerja

Penutupan perusahaan tidak menghapus kewajiban membayar kompensasi. Sesuai dengan aturan terbaru, besaran pesangon tergantung pada alasan spesifik penutupan. Jika perusahaan tutup karena rugi atau force majeure, pesangon biasanya sebesar 0,5 kali ketentuan Pasal 156 ayat (2). Namun, jika tutup bukan karena rugi (efisiensi), pesangon bisa mencapai 1 kali ketentuan.

Selain UP dan UPMK, karyawan juga berhak atas Uang Penggantian Hak (UPH) yang meliputi cuti tahunan yang belum diambil, ongkos pulang untuk pekerja dan keluarga, serta hal-hal lain yang ditetapkan dalam perjanjian kerja atau peraturan perusahaan.

Prosedur Pengajuan Keberatan bagi Karyawan

Karyawan yang menerima contoh surat PHK karena perusahaan tutup memiliki hak untuk mempertanyakan legalitas penutupan tersebut. Jika karyawan merasa bahwa perusahaan sebenarnya masih mampu beroperasi atau ada manipulasi laporan keuangan, mereka dapat mengajukan keberatan secara tertulis. Langkah pertama adalah perundingan bipartit antara karyawan dan manajemen. Jika dalam 30 hari tidak ada kesepakatan, maka bisa dilanjutkan ke tahap tripartit yang melibatkan Dinas Ketenagakerjaan setempat.

Perusahaan disarankan untuk melampirkan salinan laporan keuangan atau dokumen bukti force majeure saat memberikan surat PHK agar karyawan merasa dihargai dengan keterbukaan informasi. Hal ini sangat efektif untuk meminimalisir risiko gugatan ke Pengadilan Hubungan Industrial (PHI) yang memakan waktu dan biaya besar bagi kedua belah pihak.

Langkah Strategis Menghadapi Transisi Karier Pasca PHK

Menerima kenyataan bahwa tempat kerja berhenti beroperasi memang sulit, namun ini bukanlah akhir dari perjalanan profesional. Langkah pertama setelah menerima surat PHK adalah memastikan seluruh dokumen administratif seperti Surat Keterangan Kerja (Paklaring) dan dokumen pencairan BPJS Ketenagakerjaan (JHT dan JKP) sudah lengkap. Jaminan Kehilangan Pekerjaan (JKP) adalah program baru yang sangat membantu, di mana pemerintah memberikan manfaat berupa uang tunai, akses informasi pasar kerja, dan pelatihan kerja bagi mereka yang ter-PHK.

Bagi perusahaan, memberikan pendampingan berupa outplacement service atau rekomendasi kerja ke jejaring bisnis lainnya dapat menjadi nilai tambah yang menunjukkan kepedulian tinggi terhadap kesejahteraan mantan staf. Memahami contoh surat PHK karena perusahaan tutup adalah langkah pertama untuk memastikan semua pihak keluar dari situasi sulit ini dengan kepala tegak dan secara terhormat sesuai dengan koridor hukum yang berlaku di Indonesia.