Contoh Surat Serah Terima Ijazah ke Perusahaan yang Sah

Menyerahkan dokumen asli seperti ijazah kepada pihak pemberi kerja merupakan praktik yang masih sering ditemui di berbagai instansi di Indonesia. Namun, tindakan ini membawa risiko tinggi jika tidak disertai dengan bukti tertulis yang kuat. Oleh karena itu, memahami dan menyiapkan contoh surat serah terima ijazah ke perusahaan yang benar adalah langkah preventif yang wajib dilakukan oleh setiap calon karyawan. Surat ini berfungsi sebagai instrumen hukum yang membuktikan bahwa dokumen Anda berada di bawah tanggung jawab perusahaan untuk jangka waktu tertentu.

Sering kali, ijazah diminta sebagai jaminan komitmen kerja atau bagian dari prosedur verifikasi autentisitas latar belakang pendidikan. Tanpa adanya tanda terima yang sah, posisi tawar karyawan menjadi sangat lemah jika terjadi kehilangan atau kerusakan dokumen oleh pihak internal perusahaan. Dalam konteks profesionalisme, bukti penyerahan dokumen bukan sekadar secarik kertas, melainkan manifestasi dari kesepakatan dua belah pihak yang saling menghormati hak dan kewajiban masing-masing.

Pentingnya Menggunakan Surat Serah Terima Dokumen Resmi

Mengapa Anda harus bersikeras meminta tanda tangan pada surat serah terima? Jawabannya terletak pada kepastian hukum. Secara administratif, berita acara serah terima (BAST) ijazah memastikan bahwa kedua belah pihak mengakui adanya pemindahan penguasaan fisik dokumen dari pemilik kepada instansi. Jika di masa depan terjadi perselisihan atau jika Anda memutuskan untuk mengundurkan diri, dokumen ini menjadi dasar utama untuk menuntut pengembalian ijazah tanpa hambatan.

Selain faktor keamanan, dokumen ini juga mencatat kondisi fisik ijazah saat diserahkan. Hal ini penting untuk menghindari tuduhan kerusakan yang mungkin terjadi selama masa penyimpanan di brankas perusahaan. Dengan adanya pencatatan yang detail, risiko sengketa dapat diminimalisir secara signifikan. Berikut adalah perbandingan antara penyerahan dokumen dengan administrasi yang baik dibandingkan dengan penyerahan tanpa prosedur formal:

Komponen Wajib dalam Surat Serah Terima Ijazah

Membuat contoh surat serah terima ijazah ke perusahaan tidak boleh dilakukan sembarangan. Ada beberapa elemen kunci yang harus tercantum agar dokumen tersebut memiliki nilai otentikasi yang tinggi di mata hukum. Pastikan Anda memeriksa poin-poin berikut sebelum menandatanganinya:

• Identitas Pihak Pertama: Nama lengkap, NIK, dan alamat pemilik ijazah (karyawan).
• Identitas Pihak Kedua: Nama perwakilan perusahaan, jabatan (biasanya HRD atau Manager), dan nama instansi.
• Detail Spesifik Ijazah: Nomor ijazah, nama institusi pendidikan, tahun kelulusan, dan atas nama siapa ijazah tersebut diterbitkan.
• Tujuan Penyerahan: Penjelasan singkat mengapa ijazah diserahkan (misalnya: persyaratan kerja atau jaminan kontrak).
• Klausul Tanggung Jawab: Pernyataan bahwa perusahaan bertanggung jawab penuh atas keamanan dokumen.
• Tanggal dan Tanda Tangan: Tanggal penyerahan yang jelas disertai tanda tangan di atas materai untuk Pihak Kedua.

"Keamanan dokumen pribadi dalam hubungan industrial adalah tanggung jawab bersama, namun dokumentasi tertulis adalah perlindungan mutlak bagi pekerja." - Pakar Hukum Ketenagakerjaan.

Contoh Surat Serah Terima Ijazah ke Perusahaan (Template Profesional)

Berikut adalah draf yang bisa Anda gunakan dan sesuaikan dengan kebutuhan spesifik di tempat kerja Anda. Gunakan format yang rapi dan bahasa yang formal agar terlihat profesional.

Format Berita Acara Serah Terima Ijazah

BERITA ACARA SERAH TERIMA DOKUMEN ASLI
Nomor: [Isi Nomor Surat Jika Ada]

Pada hari ini, [Hari], tanggal [Tanggal/Bulan/Tahun], yang bertanda tangan di bawah ini:

Nama: [Nama Anda]
NIK: [Nomor KTP]
Jabatan: [Posisi Pekerjaan]
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK PERTAMA.

Nama: [Nama Staf HRD/Manager]
Jabatan: [Jabatan Penerima]
Instansi: [Nama PT/Perusahaan]
Selanjutnya disebut sebagai PIHAK KEDUA.

Dengan ini PIHAK PERTAMA menyerahkan kepada PIHAK KEDUA, dan PIHAK KEDUA menyatakan telah menerima dokumen asli berupa:
1. Ijazah Asli [Jenjang Pendidikan, misal: S1 Teknik Informatika]
2. Institusi: [Nama Universitas/Sekolah]
3. Nomor Ijazah: [Nomor Seri Ijazah]
4. Atas Nama: [Nama Anda]

Dokumen tersebut diserahkan dalam keadaan baik dan lengkap untuk digunakan sebagai [Tujuan Penyerahan, misal: Syarat Administrasi Kepegawaian]. PIHAK KEDUA berkewajiban menjaga keamanan dan keutuhan dokumen tersebut serta mengembalikannya kepada PIHAK PERTAMA apabila masa kontrak kerja telah berakhir atau sesuai dengan kesepakatan bersama.

Demikian Berita Acara ini dibuat dalam rangkap dua untuk dipergunakan sebagaimana mestinya.

Jakarta, [Tanggal Penyerahan]
PIHAK PERTAMA       PIHAK KEDUA
(Tanda Tangan)        (Tanda Tangan & Stempel Perusahaan)

Aspek Hukum Penahanan Ijazah di Indonesia

Banyak calon karyawan bertanya, apakah legal bagi perusahaan untuk menahan ijazah? Secara eksplisit, Undang-Undang Ketenagakerjaan No. 13 Tahun 2003 tidak melarang namun juga tidak mengatur secara spesifik mengenai penahanan ijazah. Hal ini biasanya masuk dalam ranah hukum perjanjian (perdata) antara pemberi kerja dan pekerja. Selama kedua belah pihak sepakat dan tertuang dalam kontrak, maka hal tersebut dianggap sah secara hukum.

Namun, yang perlu digarisbawahi adalah perusahaan dilarang mempersulit pengembalian ijazah jika karyawan telah memenuhi kewajibannya. Jika ijazah hilang, perusahaan wajib bertanggung jawab secara penuh, termasuk biaya pengurusan ijazah pengganti dan kemungkinan kerugian immateriel yang dialami oleh karyawan. Oleh karena itu, memiliki contoh surat serah terima ijazah ke perusahaan menjadi sangat krusial sebagai alat bukti jika masalah ini dibawa ke meja hijau atau Dinas Tenaga Kerja.

Tips Tambahan Sebelum Menyerahkan Ijazah

Sebelum Anda memberikan dokumen asli kepada HRD, lakukan beberapa langkah pengamanan tambahan berikut untuk memastikan Anda tetap memiliki akses informasi dokumen tersebut:

1. Lakukan Legalisir: Pastikan Anda memiliki setidaknya 5-10 lembar ijazah yang sudah dilegalisir oleh instansi pendidikan asal.
2. Scan Digital: Simpan pindaian (scan) berwarna dengan resolusi tinggi di cloud storage seperti Google Drive atau Dropbox.
3. Foto Kondisi Terakhir: Ambil foto ijazah di depan penerima (HRD) untuk membuktikan bahwa saat diserahkan, ijazah dalam kondisi mulus tanpa cacat.
4. Minta Fotokopi BAST: Jangan meninggalkan ruangan sebelum Anda memegang salinan surat serah terima yang asli atau sudah diparaf dan distempel perusahaan.

Langkah Bijak Sebelum Menyerahkan Dokumen Penting

Keputusan untuk menyerahkan ijazah asli kepada perusahaan merupakan pilihan profesional yang harus dibarengi dengan kehati-hatian tingkat tinggi. Rekomendasi utama saya adalah selalu mengedepankan dialog terbuka mengenai durasi penyimpanan dan syarat pengembalian ijazah tersebut. Jangan ragu untuk meminta revisi pada surat serah terima jika Anda merasa ada poin yang memberatkan atau tidak jelas identifikasinya. Kejelasan di awal akan menghindarkan Anda dari kerumitan birokrasi di kemudian hari.

Sebagai vonis akhir, keberadaan dokumen tertulis adalah tameng hukum bagi pekerja dalam dinamika hubungan industrial yang tidak menentu. Dengan menerapkan contoh surat serah terima ijazah ke perusahaan yang telah dibahas di atas, Anda telah melakukan standarisasi prosedur operasional pribadi yang cerdas. Pastikan selalu ada saksi atau setidaknya stempel resmi instansi pada setiap lembar bukti serah terima agar dokumen tersebut memiliki kekuatan pembuktian yang sempurna.